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民营企业档案管理需注意“五要素”

文章来源: 添加时间:2017-08-09

档案是企业的基础信息资源,真实地记录了企业生产、科研和经营等活动。近年来,随着民营企业的快速发展,许多民营企业不断探索档案管理新的工作方法、完善管理方式,在建立档案管理体制、推进档案信息化和改善保管条件等方面取得了明显进步。

虽然取得了一定成绩,但目前一些民营企业的档案管理工作仍存在不少问题,不能满足自身的发展需要。具体体现在,民营企业管理者档案意识薄弱,档案工作未能得到足够重视;档案管理分散,没有建立有效的档案资源体系;档案人员缺乏相关业务培训,专业知识未能及时更新;档案管理目标不明确,缺乏完善、系统、操作性强的档案规章制度;档案服务意识薄弱,档案信息资源的开发利用工作力度不够。这些不足间接增加了管理成本,成为制约民营企业整体发展的瓶颈。要想突破瓶颈,强化民营企业档案管理,笔者认为需要注意5个方面。

一要遵循集中统一的管理原则,建立综合性档案管理机构,形成以档案部门为中心、企业各职能部门和所属分支机构的层级管理网络。在这个管理网络中,每个环节各司其职。档案部门在分管负责人的直接领导下,负责业务指导、档案接收与管理等工作;各职能部门妥善保管日常工作中形成的文件材料,根据企业统一的归档制度,定期移交至档案部门。在这种模式下,档案管理成为企业整个管理系统中的一个子系统,档案部门的作用得到凸显。对档案进行集中统一管理也能够最大限度地实现企业内部档案的有效管控和利用,充分发挥档案的价值。小型民营企业在初创期囿于条件限制,可以采取分布式管理、外委管理等管理模式,但随着企业的发展壮大,实行档案集中统一管理是必然趋势。

二要提升民营企业全体员工的档案意识,特别是要增强企业管理者的档案意识。民营企业的领导一般只重视经济效益,对档案管理等基础性工作重视不够,这要求档案工作人员要积极主动与领导交流,提出意见建议,增强企业领导层对档案工作的认知度。领导重视档案工作,有助于顺利地解决工作中遇到的制度执行、设备购置、人员配备等问题。除了提升管理层的档案意识,增强企业基层员工的档案意识也是非常必要的。基层员工是企业里最先接触生产经营资料的群体,他们的档案意识增强了,文件材料的归档、档案的移交等工作也就顺畅了。

三要加强民营企业档案队伍建设,提高档案人员的专业知识水平和综合业务素质。档案管理人员要对企业的生产流程和经营状况有所了解;熟练掌握信息技术等知识,熟悉档案法律法规,了解行业标准;应具备创新精神和吃苦耐劳的品质,能够应对档案信息化、网络化带来的挑战,胜任日益发展的企业档案管理工作;企业档案工作负责人除了应精通业务外,还要具备较强的组织管理能力,秉承务实、开拓、严谨的工作作风,突破家族式的管理方法,以人为本,注重实效,保持企业档案工作队伍的稳定。

四要全面开展企业档案制度建设。应根据国家有关法律法规和各类档案管理标准,结合企业实际情况,制定出适合企业的档案管理制度和管理标准;建立学习及考核机制,进一步提升档案管理制度在员工心中的地位,达到全员共同维护和执行的目的,从而推动民营企业档案工作持续发展。

五要加强档案信息化建设,建立企业综合档案数据分析管理系统,为企业提供更有效的档案信息和更优质的服务。民营企业档案工作人员要顺应大数据时代的发展趋势,树立“大档案”管理理念,进一步完善档案信息化基础设施建设,加大档案数字资源建设力度,建立综合档案数据分析系统,利用现代化的管理手段对室(馆)藏档案信息资源进行有效的整合和深层次的编研利用,实现档案信息资源共享,最大限度地发挥档案信息资源的凭证作用,为企业决策服务。

目前,企业档案管理水平已成为衡量企业综合管理能力的重要指标,积极创新档案管理思路,不断探索适合我国国情和民营企业特点的档案管理模式,才能助力民营企业发展壮大。

 

   作者单位 中国档案报 陆 红